근로계약서에 꼭 써야 하는 것 완전 해설 — 필수기재사항, 하나 빠지면 500만 원 이하 벌금

근로계약서에 무엇을 써야 하는지 몰라 빠뜨렸다가 500만 원 이하 벌금을 받는 사업주가 매년 수천 건이다. 근로기준법 제17조는 '명시해야 할 사항'과 '서면으로 반드시 교부해야 할 사항'을 구분하고 있으며, 기간제·단시간 근로자를 고용하면 기간제법 제17조가 추가로 겹쳐 적용된다. 이 글은 두 법이 요구하는 기재사항 전체를 항목별로 정리하고, 자주 놓치는 실무 함정을 짚는다.

왜 근로계약서 기재사항이 중요한가

근로관계는 흔히 구두로 시작된다. "월급 250, 9시 출근"이라고 말로 합의한 뒤 서류 없이 일을 시작하는 경우가 여전히 많다. 그런데 임금이 밀리거나 근로시간을 두고 다툼이 생기면, 가장 먼저 "근로계약서가 없다"는 사실이 사용자에게 불리하게 작용한다.

근로기준법은 이 문제를 해결하기 위해 두 단계 의무를 부여한다. 첫 번째는 근로계약을 체결할 때 주요 근로조건을 명시(明示)하는 것, 두 번째는 그 중 핵심 항목을 서면으로 작성해 반드시 교부하는 것이다. 두 번째 의무를 어기면 500만 원 이하 벌금이 부과된다(근기법 제17조 제2항, 제114조).

근로기준법 제17조 — 2단계 구조로 이해하기

1단계 — 일반적 명시사항 (구두·서면 모두 가능)

근로기준법 제17조 제1항은 사용자가 근로계약 체결 시, 그리고 계약 체결 후 내용이 변경되는 경우에도 다음 8가지를 근로자에게 명시하도록 정하고 있다.

• 임금
• 소정근로시간
• 주휴일(근기법 제55조)
• 공휴일(근기법 제55조)
• 연차유급휴가(근기법 제60조)
• 취업장소와 종사할 업무
• 취업규칙의 필수적 기재사항
• 기숙사 규칙 (기숙사에 거주하는 경우)

이 8가지는 구두 합의로도 의무를 이행할 수 있다. 그러나 아래 4가지는 반드시 서면으로 작성하여 교부해야 한다.

2단계 — 서면명시 + 의무교부 사항 (벌금 500만 원)

근로기준법 제17조 제2항은 다음 4가지를 서면으로 명시하여 근로자에게 교부하도록 강제한다. 전자문서(전자문서 및 전자거래기본법 제2조 제1호)도 인정된다.

• 임금의 구성항목·계산방법·지급방법
• 소정근로시간
• 주휴일과 공휴일(근기법 제55조)
• 연차유급휴가(근기법 제60조)

이 4가지 중 하나라도 서면으로 교부하지 않으면 500만 원 이하 벌금 처벌 대상이다(근기법 제114조). 5인 미만 사업장이라고 해서 예외는 없다.

기간제·단시간근로자라면 — 기간제법 제17조 추가

기간제 근로자나 단시간 근로자를 고용하면 기간제법 제17조가 추가로 적용된다. 이 규정은 근기법 제17조의 서면명시 의무에 더해 아래 항목을 서면으로 명시하도록 요구한다.

• 근로계약기간에 관한 사항
• 근로시간·휴게에 관한 사항
• 임금의 구성항목·계산방법·지급방법
• 휴일·휴가에 관한 사항
• 취업장소와 종사할 업무
• 근로일 및 근로일별 근로시간 (단시간근로자에 한정)

위반 시 500만 원 이하 과태료가 부과된다(기간제법 제24조). 근기법 위반은 형사절차를 거치는 '벌금', 기간제법 위반은 행정처분인 '과태료'라는 점에서 성격이 다르지만, 금전 부담은 동일하다.

행정해석이 정리한 핵심 3가지

① 취업규칙 주지(周知)로 명시의무 대체 가능

실무에서 흔히 사용하는 방식이다. 근로계약서에 모든 내용을 다 담는 대신 "이 계약서에 명시되지 않은 사항은 취업규칙에 따른다"고 기재하고, 취업규칙을 근로자에게 충분히 알린다면 일반 명시의무를 갈음할 수 있다. 고용노동부는 근로기준팀-5809(2007.8.7)를 통해 "취업규칙에 명시되어 있고 근로자에게 주지시켰다면 명시의무를 이행한 것으로 인정한다"고 해석했다. 다만 이 행정해석은 '일반 명시의무'에 한정된다. 임금 구성항목·소정근로시간·주휴일·연차유급휴가의 서면교부 의무는 취업규칙 주지로 대체할 수 없으며, 계약서 본문에 직접 기재해야 한다.

② 임금 구성항목이 바뀌면 재교부 의무

많은 사업주가 입사 시 한 번 근로계약서를 교부하면 끝이라고 생각한다. 그러나 법은 근로조건이 변경되는 경우에도 명시·교부 의무가 새로 발생한다고 규정한다(근기법 제17조 제1항). 임금 총액이 동일하더라도 식대 10만 원을 줄이고 교통비 10만 원을 신설하는 방식으로 구성항목이 바뀌면, 변경된 내용이 기재된 서면을 다시 교부해야 한다.

③ 근로자가 서명을 거부해도 사용자 책임은 면제되지 않는다

현장에서 자주 나오는 항변이다. "직원이 계약서 쓰기 싫다고 해서 못 썼다"는 것인데, 이는 정당한 이유로 인정되지 않는다. 근기법 제17조 제2항이 문제 삼는 것은 '계약서 미작성'이 아니라 '임금 등 주요 근로조건의 서면명시·교부 누락'이기 때문이다. 근로자가 서명을 거부하더라도 사용자는 해당 내용을 서면으로 작성해 전달하는 방식으로 의무를 이행할 수 있고, 그래야 한다.

필수기재사항 비교표 — 일반 근로자 vs 기간제·단시간

실무에서 자주 놓치는 포인트

휴게시간은 서면교부 의무 사항이 아니다

혼동하는 경우가 많다. 근기법 제17조 제2항 서면교부 목록에 '휴게시간'은 포함되어 있지 않다. "소정근로시간은 09:00부터 18:00까지이며, 그 중 1시간은 휴게시간으로 한다"처럼 포괄적으로 기재해도 근기법 제17조 제2항 위반으로 보지 않는다. 다만 기간제법 제17조는 기간제·단시간 근로자 계약에서 '근로시간·휴게에 관한 사항'을 서면명시 의무에 포함시키므로, 해당 근로자와 계약 시에는 휴게 시간대를 명확히 기재해야 한다.

전자근로계약서 — 수정 방지 장치를 갖추어야

카카오톡 파일 첨부나 이메일을 통한 전자계약도 법령상 인정된다. 다만 고용노동부는 근로기준정책과-1797(2023.6.1)을 통해 "전자근로계약서 작성 후 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용 문서로 저장하고, 수정이 이루어질 경우 상대방이 즉시 확인할 수 있는 장치를 갖춰야 한다"고 요구했다. 전자서명 플랫폼을 활용하면 이 요건을 충족하기 수월하다.

5인 미만 사업장도 예외 없다

근로기준법은 5인 미만 사업장에 대해 일부 조항 적용을 제외하지만, 제17조 서면명시·교부 의무는 제외 목록에 없다. 편의점, 카페, 소형 공방 등 소규모 사업장도 동일하게 적용된다는 점을 반드시 기억해야 한다.

벌금과 기소유예 — 검찰 실무 경향

근기법 제17조 위반은 형사절차를 거친다. 고용노동부가 검찰에 고발하면 검찰이 기소 여부를 결정하는데, 사후에라도 서면을 교부했다면 기소유예로 처리되는 경향이 있다. 그러나 이는 검찰의 재량이지 권리가 아니다. 근로감독 시 위반 사실이 확인되면 처벌절차가 진행되므로, 채용 당일 교부하는 것이 유일한 안전책이다.

자주 묻는 질문

Q. 근로계약서를 나중에 교부해도 처벌받나요?

법령상 근로계약 체결 시 교부가 원칙이므로 지연 교부 자체가 위반이다. 검찰 실무상 사후 교부 시 기소유예 경향이 있지만, 채용 당일 교부하는 것이 가장 안전하다.

Q. 구두로만 합의한 근로조건도 효력이 있나요?

계약으로서의 효력은 있지만 서면 미교부로 인한 벌금은 막을 수 없고, 분쟁 시 입증도 어렵다.

Q. 단시간 근로자에게 특별히 더 써야 하는 항목은 뭔가요?

기간제법 제17조 제6호에 따라 근로일 및 근로일별 근로시간을 반드시 서면에 명시해야 한다. 예: 월·수·금 각 4시간처럼 날짜별로 기재해야 한다.

Q. 취업규칙이 있으면 근로계약서에 모든 항목을 안 써도 되나요?

취업규칙을 근로자에게 주지시킨 경우 일반 명시의무를 대체할 수 있다(근로기준팀-5809, 2007.8.7). 단, 임금 구성항목·소정근로시간·주휴일·연차유급휴가 4가지 서면교부는 계약서에 직접 기재해야 한다.

Q. 5인 미만 사업장도 근로계약서를 써야 하나요?

예. 근기법 제17조 서면명시·교부 의무는 5인 미만 사업장에도 예외 없이 적용된다.